在企業、醫療、法律、房地產等各行各業中，「秘書」都是不可或缺的行政支援角色。不過，秘書的工作內容絕不僅限於文書處理、接電話，實際上涵蓋行程安排、文件整理、溝通協調、甚至跨部門支援等多項職責。本文將帶大家認識秘書工作內容、所需能力、常見證照與薪資發展，並釐清秘書與助理、特助之間的差異。若對秘書工作有興趣，也千萬別錯過信義房屋秘書職缺介紹，將會是幫助你邁向理想行政職的最佳起點。

秘書的職務定義

秘書通常擔任企業內部「協助者」的角色，適時為主管或部門提供支援，以促進團隊的順利運作。其中，「服務性」與「支援性」可以說是秘書工作的重要本質，秘書通常不屬於決策的核心，而是站在輔助的角度，協助處理繁瑣但重要的事物，常見有文書工作如資料彙整、文件處理、公文往來等，此外也可能負責協調會議、支援決策後的流程、或協助部門專案或活動等；綜觀而言，秘書會在幕後打理好一切，是幫助組織順利運行的最強後盾。

5種常見的秘書類型

而根據產業或部門的不同，秘書的職責內容也會有所差異，以下逐一介紹：

1. 行政秘書

最常見的秘書類型，通常設置於企業內部，負責文書資料處理、會議排程紀錄、行政庶務支援或部門營運協助等。

 2. 業務祕書

業務秘書通常會支援報價、合約與表單等的彙整處理、客戶訊息接洽、業績追蹤與各類報告製作等，協助業務人員專注銷售工作。

3. 社區秘書

常見於社區大樓或管委會，負責住戶服務、物業管理、賓客接待、會議籌辦等，是住戶、管委會與物業公司的溝通樞紐。

4. 法律秘書

法院、律師事務所或公司法務部門會聘請專門從事法律領域的秘書，除了一般秘書工作，還會負責法律文件管理、案件進度追蹤、法庭訴訟程序協助等，因此須具備一定法律知識。

5. 醫務秘書

常見於醫院或診所等醫療機構，負責醫師排班、病歷管理、門診安排、醫師會議會務及撰寫會議紀錄等行政事務，需理解一定的醫學術語與醫療法律。

秘書和助理、特助的差別在哪裡？

從上述可知，秘書工作根據產業與部門的不同，職務內容相當紛繁而多元，除了職務本身的多樣性，「秘書」這個名稱也常與「助理」、「特助」二者混用，讓人無法辨明當中差異，造成求職者的困擾。實際上，秘書、助理與特助的角色定位與工作範疇各有不同，以下介紹三者區別：

1. 秘書

秘書主要負責行政文書與日常事務的支援，通常聽命行事，跟隨流程完成任務，協助部門團隊順利運作。

2. 助理

助理工作的主動性與彈性較高，除了一般行政作業，通常還會參與策略規劃的部份，協助管理專案或推動業務的進行。

 3. 特助

特助其實相當於高階主管，是老闆或總經理的左右手，會直接參與企業決策過程，提供策略面向的分析、建議與協助，此外還需進行跨部門整合，職責相較前兩者更為廣泛與複雜。

值得注意的是，近年來，秘書其實也逐漸超越一般行政文書工作。像信義房屋的分店秘書除了行政事務的處理，由於房地產產業的性質，還會接觸不動產相關知識，直接參與社區活動的行銷與規劃，不再僅單純被動地接受任務，而會主動出擊創造價值，是具備多元性同時能學到專業知識的秘書職。

此外，現今秘書與助理職常合而為一，以信義房屋執協秘書（業務行政專員）職務為例，既有秘書工作也有助理職責。除了一般秘書工作，還會跟隨業績優異的「超級業務」一同跑外勤，雖不需擔負業績壓力，但要能兼顧行政文書處理與業務銷售實戰，比一般秘書工作更具挑戰性。

秘書工作內容有哪些？3 大面向介紹

了解秘書職務定義、常見秘書類型，以及釐清如何分辨易混淆職稱後，接著來認識秘書工作內容。秘書乍看僅需處理日常庶務，實際上工作內容橫跨「事務」、「管理」與「溝通」三大領域，是支援主管或部門等各項事物的核心推手，以下列舉當中 11 項秘書工作內容：

1. 文件整理與歸檔

秘書每天會處理大量文件資料，如會議記錄、部門報表、主管簽核文件等，需定期整理數位電子檔案與實體紙本文件，並建立清楚的歸檔程序，確保重要文件在需要時易於取得。

2. 行程安排與會議預訂

秘書也是主管或團隊的「時間管理助手」，會根據工作行程的輕重緩急，協助安排主管的每日會議、內外部訪談或出差休假；此外，也會利用 Outlook 或 Google 日曆等工具來安排團隊會議，確保與會者了解日程安排。

3. 組織與分發訊息

秘書常扮演資訊傳遞者的角色，會負責彙整會議記錄、公司公告或主管交辦事項，將正確資訊進行統整後，快速又有條理的傳達給相關人員；而除了資訊的正確性，內容得體、格式正確等細節也是需注重的要點。

 4. 準備文件和報告

秘書的另一項核心任務，就是協助主管或部門撰寫、整理與彙整各類文件與報告，如例行性月報、季報、會議記錄、專案報告等，需收集資訊、核實數據並整合回饋，此外還要確認用字與格式上的精準無誤。

以信義房屋的分店秘書為例，在準備行政報告時，就需從各類系統或表單中提取相關數據，彙整成清楚易懂的摘要或圖表，讓主管能進一步決策。

5. 進行差旅安排

對於需要常常出外勤的部門或機構，差旅安排也是秘書一大職責，包括行程規劃、車班航班預定、飯店與交通工具等安排，以及旅行證件的準備、費用的核銷等，從交通、住宿到行程的每一環節皆須妥善完成。

 6. 電話接聽與郵件收發

秘書通常需要負責接聽公司來電與收發電子郵件，訊息來源可能來自客戶、供應商、業務合作夥伴等，須主動過濾所有訊息後，將其轉接給適合的部門或同事。

7. 記錄財務資訊

秘書需承擔的一項重要任務就是處理發票、紀錄收支與其他財務資訊，並會使用相關財務記帳軟體將數據彙整成財務報告，供主管或團隊進行分析與決策。

8. 維護和訂購辦公用品

秘書還需進行辦公室管理，通常會定期檢查與補給辦公室設備、文具用品、茶水間或洗手間的衛生必需品等，若遇到設備毀損也應及時找到廠商進行維修，確保環境設施齊全，提升團隊工作效率。

9. 接待商務客戶和賓客

秘書除了文書報告的整理，還可能會承擔接待員的職責，負責導引與提供茶點給與會的客戶或訪客，同時在會議期間整理重點筆記，讓會議流程流暢順利。

10. 與其他組織的協調

秘書不只是部門內部的支援者，通常也是對外溝通與跨部門協作的橋樑，例如企業有外部合作的對象，秘書就必須擔任窗口， 協助統整資訊、確認需求或安排會議，在主管與合作單位之間精準傳達訊息或居中協調，讓工作進度不拖延、溝通方向不失焦。

11. 支持人力資源職能

某些企業部門的祕書會支援人資部門，例如協助新進人員入職、進行入職培訓規劃、整理員工檔案等，並與其他部門協調溝通，幫助新進員工盡快認識環境與組織。

秘書工作需要什麼能力？軟、硬實力一次到位

從上述可知，秘書是辦公室的支援者、幕後推手，小至維護辦公室整潔、採購日常必需品，大至協調溝通、紀錄財務資訊、整理文件與報告等，常常都是由秘書一手包辦，因此想勝任秘書職位，還須具備多面向的能力。以下從「軟實力」、「硬實力」兩大方向，介紹秘書不可或缺的核心能力：

軟實力：人際互動與性格特質是關鍵

1. 書面與口語溝通能力

秘書必須具備清晰的溝通能力，因為工作中常需要和主管、同事、客戶或合作廠商等多方溝通，因此無論是書面電子郵件、Line 訊息，或是電話互動、面對面交談，都應保持良好禮儀，積極傾聽、準確理解訊息，並協助如實傳達。

2. 處事靈活有彈性

秘書的日常工作常會遇到許多突發事件，這時就需要辨別工作的緩急輕重，並重新安排須完成的工作。例如，以信義房屋的執協秘書為例，當主管（執協經理）臨時決定帶看物件，可能原本安排的會議就必須暫緩，此時秘書需停下手邊工作，立刻確認客戶資料、物件位置與交通動線等，迅速整合資訊後陪同主管出勤。

3. 誠實謹慎有耐心

秘書可能會接觸敏感資訊或公司內部機密文件，例如合約、報表、會議紀錄、發票或現金等，因此處理時需謹慎行事並誠實以對。

例如，信義房屋的分店秘書平時需負責處理發票報銷、活動費用結算、現金支出紀錄等事務，每一筆金額都必須與單據核對無誤，不僅流程清楚透明，資料也需留存完整，而這些看似瑣碎的工作，其實都需要專注力與耐心。

4. 積極主動解決問題

秘書雖然常被動接受任務需求，但心態上需積極主動，事先預見問題並加以解決，可以避免後續專案執行過程中遇到困難，並提升團隊整體工作效率。

硬實力：文書能力與電腦技能不可少

1. 編輯與校對能力

秘書經常會協助整理、編輯與校對各項文件和報告，例如會議記錄、文案撰寫、工作報告等，除了用字遣詞的斟酌，還要反覆確認資訊的正確性，確保文件準確無誤。

2. 速記與組織能力

秘書通常會負責進行會議記錄，建議要掌握速記的技巧，將重點、關鍵字快速筆記後，再將其簡明清晰地整理成電子郵件、簡報或正式文件的格式，再轉寄或佈達給與會者供其檢視和回顧。

3. 電腦應用技能

秘書須掌握 Microsoft Office、Adobe 等軟體的應用，並具備打字技能，此外，還須了解其他有助日常工作的軟體，如即時通訊 App、時間管理 App、專案管理 App。除了軟體的運用，也應學會如何使用辦公室硬體設備如影印機或傳真機等。

4. 熟悉行業知識

秘書除了內部行政處理，也需要對外代表部門接洽溝通，面對客戶的詢問、合作廠商的諮詢，秘書其實也必須掌握公司所處產業的基本知識，不論是醫藥、法律、教育或旅遊業等，都須深入理解其行業術語與規範，展現專業的一面。

例如，信義房屋分店秘書與業務行政專員(執協秘書)，在入職後都會接受專業房地產知識的培養，以及多元的技能學習與歷練，如總部輪調、分店活動、定期總部與秘書月會的學習，掌握秘書職能之餘，同時也能增進房地產相關的技能與經驗，職涯發展更全面！

秘書工作的職涯發展

隨著工作能力與年資的累積，秘書也能延伸出不同的職涯發展方向，以下列舉 5 個常見的晉升或轉職路徑，協助大家進一步思考行政職涯的成長規劃：

1. 高階秘書或特助

累積幾年行政經驗後，可選擇挑戰高階秘書或特助的職位，直接支援公司高層，負責處理機要會議、策略分析規劃與跨部門專案協調等，對於組織統籌能力與企業營運的熟悉度要求更高。

2. 行政主管

也可以從行政執行者轉變成行政管理者，負責帶領與培訓秘書團隊，優化內部流程與資源分配，讓企業整體行政辦公流程更為流暢。

3. 專業秘書職

若具備特定學歷或經驗背景，也可以嘗試往專業領域的秘書職發展，例如法律秘書應熟悉訴訟、公文處理流程與法律術語等，醫務秘書要了解病歷管理與醫療行政事務，房地產業秘書須具備房地產知識與客戶關係維護技巧，相較一般行政秘書職會更具競爭力。

4. 專案助理或業務

善於溝通、彙整與支援的秘書，也可以橫向轉職成為專案助理或業務助理的角色，實際參與經營或銷售任務，轉往前線發展。

例如，信義房屋的分店秘書的日常行政工作中，除了文書處理，同時會學習房地產相關知識，以及和客戶協調溝通，倘若對於業務工作有興趣，也可以橫向轉往執協秘書（業務行政專員）一職，挑戰多元可能。

5. 跨國行政職

若具備英文、日文、德文等第二外語能力，也可選擇轉往外商或跨國企業擔任秘書職，薪資待遇與晉升空間通常會更具吸引力。

秘書具備什麼證照更加分？

雖然秘書行業不會要求具備特定證照，但若擁有相關專業證照，不僅能展現自身求職積極度與專業性，也較有機會在履歷審查或升遷考核中脫穎而出。以下整理「語言相關」與「產業專業性質」兩大類證照，可幫助秘書在職場上更加分：

語言相關證照

1. TOEIC 多益

TOEIC 多益是目前頗受國內企業認可的英語能力測驗，主要考核聽、說、讀、寫四項能力，用於評估考生職場上的英語溝通能力，適合任何職場人士考取，尤其是想從事外商秘書工作者，TOEIC 多益可說是入門門檻。

2. JLPT N1（日本語能力試驗 N1 級）

JLPT N1 是日本語能力測驗最高級，不僅能理解廣泛情境下的日語，還具備應對複雜情況的能力，適合任職於日商或需面對日本客戶的秘書報考。

專業性質證照

1.專業秘書暨行政管理師認證

專業秘書暨行政管理師認證，主要為中華人事主管協會所開設的課程型認證，雖不具政府或國際組織的效力，但能讓有志從事秘書職者，從中建立秘書關鍵職能，並作為履歷的加分項。

2. 不動產經紀人員證照

根據秘書所處產業不同，也會有相關建議考取的證照，舉例任職於房地產產業的秘書可以選擇考取不動產經紀人員證照，不僅能提升專業形象，還能協助簽署、處理法定文件，除了有助職涯發展，還能獲得實質利益，像信義房屋就會提供每月證照加給最高 6,000 元。

>>不動產營業員v.s 不動產經紀人證照：解析常用的2種房仲證照

3. 丙級商業技算技術士

丙級商業計算技術士是勞動部所頒發的技術士證照，會檢核從事各行業的基本商業計算能力，包含珠算、心算、電子計算機等，對於需要協助主管彙整財務報表的行政秘書或財會秘書相當實用。

4. 總幹事證照

主要針對社區秘書或社區總幹事所設計，證照考試包含公寓大廈管理條例、管理辦法等，以及財務報表、住戶溝通協調等實務知識，適合有志從事社區秘書或大樓總幹事者考取。

秘書薪資介紹

秘書的實際薪水會因學歷、年資、產業別與工作地區而有所差異。以下根據台灣求職網站 1111 人力銀行統計，以年資為例，整理秘書的薪資落點大致如下：

以上僅為估計數值，若為專業性秘書如法律、醫務秘書，或具備特定證照如房地產業分店、執協秘書，亦或是擔任大型企業或外商秘書等，通常薪資條件也會有所提高。

關於秘書工作內容的常見問題

1. 秘書工作會很無聊嗎？

不一定，要視產業及工作性質而定。秘書工作以行政支援為主，但某些產業或職務有機會多面向學習與發展，以信義房屋為例，業務行政專員（執協秘書）需支援業務外勤，臨時還要代為接待客戶，培養臨機應變與溝通能力；分店秘書除了行政文書處理，還會參與社區活動行銷規劃，實際投入店內營運協助。結合分店活動、總部輪調、定期總部及秘書月會學習等多元技能培訓資源，不僅有趣又富挑戰性，還能從中不斷學習新技能，累積職場實力。

2. 信義房屋秘書和一般行政秘書有什麼不同？

一般行政秘書多偏重文書處理與內勤庶務，工作內容較固定；而信義房屋「分店秘書」除了處理行政事務，還能接觸不動產知識、參與社區活動行銷與規劃，工作內容相當多元，學習性與積極性更高。另有「業務行政專員」（執協秘書）職務，結合內勤與外勤角色，能隨業務外出學習實戰經驗，適合想累積業務或行銷歷練的新鮮人。

可見，信義房屋秘書職務本身即具備高度多樣性與挑戰性，再結合企業完善的年度考核晉升、職務輪調與橫向發展（如挑戰業務職、其他總公司幕僚職務）等制度與培訓資源，職涯發展更有潛力與彈性。

3. 沒有行政經驗可以應徵秘書嗎？

不一定，要視產業及工作性質而定，若希望有完整教育訓練，可以選擇具有一定規模的公司，較大型的公司都會提供教育訓練，像信義房屋的分店秘書與執協秘書職缺不限科系，也相當歡迎無經驗的社會新鮮人，並提供完善培訓制度，如為新人安排「一對一師徒制」制度，資深同事手把手帶著做，逐步熟悉工作流程與技巧，不用擔心初入職場無所適從的窘境。

4. 什麼樣的人適合當秘書？

適合當秘書的人通常要有耐心，能細心謹慎處理各種繁瑣的事務，此外還需要有良好的溝通能力、時間管理能力、文書處理能力與電腦應用能力等，而積極主動的態度與對於秘書工作的熱忱也是不可或缺的要素。

信義房屋秘書職，是你開展職涯的理想選擇！

信義房屋現正招募「分店秘書」與「業務行政專員」（執協秘書）兩大職務，其中分店秘書以內勤行政為主，負責分店日常營運，協助行政報表產出、客戶接待，電話接聽、分店行銷協助和財務管理等，是分店運作順暢的重要推手；而業務行政專員則更具挑戰性，除了承擔秘書職責外，還會陪同「超級業務」（如執協經理）進行客戶物件帶看，是無須擔負業績壓力，又能接觸實戰銷售現場的跨職能角色，橫跨秘書與業務助理之間，更適合擁有超強行動力且樂於與人互動者。而在新進職員培訓方面，信義房屋提供完整的師徒制教學、不限科系背景、無需工作經驗即可應徵，更有優於市場平均的新鮮人起薪，是行政新手邁出職涯第一步的理想選擇。

如果你正在尋找一份能快速累積實務經驗、具備發展潛力與挑戰性的行政工作，信義房屋秘書職絕對值得一試！