提到行政職，許多人對行政工作可能會擔憂「門檻低」、「取代性高」，或是「沒有發展性」，但其實，行政人員在企業中扮演著「後勤支援」的關鍵角色，是維持公司營運順暢不可或缺的一環。對於剛踏入職場的新鮮人來說，行政工作往往是認識企業運作模式、磨練職場基本功的最佳起點。接下來，我們就來帶大家深入了解行政是什麼工作、行政工作內容、必備特質以及職涯發展方向；同時介紹信義房屋現正招募的「分店秘書」與「不動產行政專員」職務特色與優勢，幫助大家看見行政專業的價值，找到職涯發展新契機！

一、行政是什麼工作？

行政職常見職稱包含「秘書」、「行政助理」、「行政人員」、「特助」與「總務人員」等。這些行政工作雖然名稱略有不同，但核心職責都圍繞在企業內部的溝通、協調與流程管理，是串聯各部門運作的「中樞」角色。一個運作順暢的組織，背後往往仰賴行政人員的支援，來提升企業整體營運效率。在企業中，行政人員能發揮的作用與價值相當關鍵，主要體現在以下 3 大面向：

1.部門與企業的支援後盾：

透過妥善處理文書資料、行程會議與辦公採購等繁瑣但重要的事務，行政人員能讓團隊無後顧之憂，全心專注於核心業務衝刺。

2.流程的改善與優化推手：

優秀的行政人員不只是被動的執行者，更是「流程優化者」，會主動思考如何簡化、優化甚至自動化既定流程，提升企業整體的運作效率，並確保組織成員能獲得即時支援。

3.跨部門與對外溝通橋樑：

行政人員是企業內外溝通的重要窗口，對外需負責聯繫合作夥伴與客戶，維護良好關係；對內則協助傳達公司政策與重要資訊，確保資訊清楚、溝通不失焦，讓跨部門溝通與外部協作皆能順暢運行。

綜合來看，行政工作並非刻板印象認為的「缺乏發展性」。相反的，這是一份能全盤了解企業制度與運作邏輯的職務，且過程中能幫助磨練溝通協調、組織規劃與問題解決等職場關鍵技能，因此有不少社會新鮮人會選擇行政職作為第一份正職工作，讓他們能在穩健中磨練職場軟實力，並為未來的職涯發展奠定紮實的基礎。

二、3 大常見行政工作種類

行政工作的範疇相當廣泛，根據產業類型與部門配置，主要可以分為以下 3 大類。深入了解這些分類，可以讓大家更精準鎖定符合自身期待的職缺：

1. 常見行政職

這是最典型的行政工作，常見職位包含秘書、行政助理、行政專員等，主要協助部門或主管處理文件歸檔、行程會議安排、財務整理及跨部門溝通等，確保組織運作順暢高效。

而以信義房屋分店秘書為例，除了基礎行政支援外，更結合不動產專業知識、社區行銷活動與規劃等，相較一般行政職，工作內容更具專業度與多元性，能創造更高的職涯價值。

• 適合族群： 想了解企業運作全貌、希望累積紮實職場基本功者

2. 業務行政職

此職務隸屬業務部門，常見職位如業務助理、業務行政專員等。主要負責處理訂單、合約與報價，及協助彙整業績數據與客戶資料，同時擔任內外部溝通橋樑，讓業務團隊能夠專注於主要銷售目標。 

以信義房屋業務行政專員來說，除內勤行政工作外，還享有隨同超級業務（執協經理）出外勤的機會，能在無須負擔業務壓力的優勢下，第一線參與實戰銷售，穩健累積業務職能。而這不僅拓展了職涯視野，更是其他一般業務行政職難以獲得的寶貴經驗。

• 適合族群： 對業務流程感興趣、希望累積第一線業務實務經驗者

3. 總務行政職

總務行政通常服務於全公司，常見職位如總務專員、辦公行政助理等。工作職責在於辦公環境維護與資源整合管理，範疇涵蓋設備報修、廠商聯繫、辦公用品採購及庫存控管等，確保辦公空間與物資供應充足，並透過精準的資源調度避免浪費，發揮企業後勤的最大效益。

• 適合族群：喜歡處理具體事務與資源管理、希望於後勤角色中發揮長期價值者

三、行政工作內容有哪些？ 6 大核心職責

雖然不同產業與職稱的行政工作內容會略有差異，但行政職的核心價值始終一致——確保企業日常運作有序、資訊流通順暢，並成為各部門穩定運轉的關鍵後盾。以下我們整理出行政職最常見的 6 大工作內容，幫助有志於行政工作的你，快速掌握這份工作的不可取代性！

1. 文書處理與檔案管理

行政人員日常負責處理各類重要文件資料，如公文、合約、單據、會議紀錄、客戶資料與部門報表等，必須建立清楚且有系統的歸檔機制，並定期維護紙本與電子檔案。透過明確的標籤分類與數位管理系統，行政人員需確保資訊安全、避免資料遺失，同時大幅加快資料流通速度，讓團隊在需要時能即時取得正確資訊，提升整體工作效率與決策品質。

 2. 會議與差旅行程安排

會議與行程的順利與否，取決於事前的周密規劃。在會議管理上，行政人員需控管議程與場地，並落實會後追蹤，確保決議轉化為具體的行動與成果，而非流於形式；在差旅規劃上，則負責統籌交通、住宿與動線安排，排除任何潛在阻礙。這些細節展現了行政工作不僅是後勤支援，更能協助團隊專注於核心任務，是提升部門執行效能的關鍵角色。

 3. 總務庶務與採購管理

辦公環境與資源有沒有確實到位，會很大程度影響到團隊的工作穩定度。行政人員需全面控管辦公室設備、物資與公共空間的採購與庫存，同時負責硬體設備維護、修繕與廠商管理。透過精準的庫存紀錄與成本預算控管，不僅能避免資源斷鏈與浪費，更能降低營運風險，讓企業在穩定運作下達到成本與效益的最佳平衡。

 4. 財務或行政等報表製作

行政人員同時也是企業財務的重要把關者。在基礎帳務上，透過嚴謹的發票核銷、零用金管理與款項控管，為企業築起第一道財務防線，確保資金運作零失誤。在報表製作上，行政人員則需整合各項行政與營運數據，將零散資訊轉化為清楚、有重點的行政與財務報告，讓主管能快速掌握現況。這些精準且即時的數據成果，不僅展現行政工作的專業深度，更直接影響管理決策的品質與效率。

 5. 內部溝通與電話接待

對外來訪接待與對內傳遞資訊也是行政工作的核心環節 。行政人員可說是企業的重要門面與窗口，對外需負責總機接聽、來電篩選與訪客接待，直接形塑企業的專業形象與信任感；對內則需處理郵件收發與公告發布，確保關鍵訊息準時、準確傳達給正確對象，讓資訊能夠在團隊間流通順暢，進而有效凝聚組織內部的信任與合作氛圍。

6. 專案支援與跨部門溝通

行政人員還是各類專案執行幕後關鍵推手。無論是籌辦大型活動、推行內部制度或跨部門協作，行政人員在其中皆扮演著重要的溝通橋樑，透過轉達需求、彙整回饋、統合資訊與追蹤進度等，讓跨部門間的合作無縫接軌，專案進度能夠被持續推進，充分展現其在組織運作中不可或缺的核心價值。

看到這裡，相信大家已對行政工作內容有更全面的認識。若希望在行政基礎上強化專業力，建議優先選擇能同步累積專業知識的行政職類型。

例如信義房屋的【分店秘書】，可在日常工作中建立紮實的不動產專業；或是【業務行政助理】，能隨同績優業務外勤，實際學習業務執行、溝通協調等第一線實戰能力，培養跨領域競爭力，發展性也明顯高於一般行政職。

如果對上述兩類職務有興趣，也可以參考【秘書工作內容】與【業務助理工作內容】這兩篇文章，進一步釐清自身特質與職務需求的適配度，找到最適合自己的職涯方向！

四、行政工作看重的軟、硬實力

從上述各項行政工作的核心職責介紹，可以發現行政人員雖非直接扛負業績責任的第一線人員，實際上卻是確保企業流程順暢運作的關鍵角色。

而想勝任行政工作，除了要以硬實力作為基礎，更高度仰賴「軟實力」來應對多變的職場情境。以日常工作來說，行政人員在對外接待廠商與客戶，或對內進行跨部門協調時，需要擁有良好的溝通協調能力，並展現足夠的耐心與細心，才能在資訊往返頻繁的情況下，確保需求被正確理解、工作進度被順利推進。

此外，在安排會議與差旅行程等高變動性的任務中，若行政人員具備靈活的問題解決與應變能力，便能即時調整時程、替換方案，降低突發狀況對整體進度的影響。因此，唯有軟、硬實力兼備，才能在內勤行政工作中，展現出無可取代的專業價值。以下也用表格彙整行政工作所看重的技能與特質，提供有興趣的人參考：

不過看完上述，缺乏經驗的新鮮人也無須卻步，軟、硬實力其實皆可透過工作歷練累積，關鍵在於「選對舞台」。以信義房屋為例，「分店秘書」能涉獵不動產專業與行銷活動企劃，新鮮人除了在過程中累積產業專業知識，還可藉此磨練專案統籌與跨部門溝通的能力；「業務行政專員」則享有隨同超級業務出勤的實戰機會，即便沒有業務經驗，也能從中近距離觀摩與學習頂尖業務的商務應對與談判技巧。這兩個職缺皆具備一般行政職少有的挑戰性，可培養多元職能，因此相當適合作為新鮮人的職涯起點。

五、行政工作發展性：職涯與升遷方向解析

綜觀來說，行政工作是通往多元發展的最佳起點，若能善用工作過程所累積的組織規劃能力、跨部門溝通技巧與對企業運作流程的全面理解，其實具備相當廣闊的升遷與轉職空間。以下依照職責層級與決策參與度逐步提升的脈絡，整理行政人員常見的 5 大職涯方向，協助你更清楚勾勒未來藍圖：

1. 業務專員

轉任業務專員是行政人員，特別是業務助理最常見的橫向發展管道之一。由於在職期間已深入熟悉產品知識、報價流程、合約規範與客戶應對技巧，業務助理相較於純新人大多更能快速上手。以信義房屋的業務行政專員為例，若在內、外勤工作中漸發覺自身具備挑戰全業務職的潛力，便可先行考取不動產營業人員證照或不動產經紀人證照，將後勤經驗轉化為前線戰力，無縫轉職為房仲業務，爭取更好的獎金與職涯成就感。

2. 專業行政職

當行政工作結合特定產業的專業知識後，角色便能從一般行政支援，提升為具備高度專業性的執行者。以信義房屋的不動產行政專員為例，除了例行行政作業外，還需涉獵產權審核、不動產說明書撰寫與交易流程控管，是分店營運中不可或缺的重要角色。而此類職務隨著年資增長，其專業價值會越高，且在大型上市企業完善的體制下，薪資福利與職涯穩定性皆顯著優於一般行政職，是追求長期穩定發展者的理想選擇。

3. 行銷或採購專員

行政人員在工作中，常會接觸公司活動籌辦、專案協調或設備採購等事務。若發現自己對活動企劃、品牌溝通或專案推動有高度興趣，便可轉往行銷或公關職，實際負責規劃、管理與執行專案。而對於擅長成本控管、議價談判與供應商管理的行政人員，轉任採購專員則是另一條可行的職涯路徑，能從單純行政支援，轉變為直接影響公司營運效率與成本結構的核心角色。

4. 跨國行政職

若行政人員具備良好的外語能力（如英、日文），也可以選擇挑戰外商或跨國企業的行政職，不僅通常薪資跳漲幅度大，還能累積跨文化溝通的實戰經驗，甚至有機會爭取內部輪調至海外據點工作的機會，成為具備國際視野的行政專才。

5.高階秘書或特助

隨著年資與歷練逐步累積，行政人員可進一步朝高階秘書或特別助理發展，成為老闆或高階主管身旁最重要的核心幕僚。此類職位已不再侷限於一般行政或執行面工作，而是會實際參與企業高階決策運作。由於必須同時具備高度信任基礎、全局視野與成熟的危機應變能力，高階秘書與特助通常享有較高的薪資水準與職涯定位，可說是行政人員縱向發展中最具代表性的進階角色。

六、信義房屋行政職，你開展未來職涯最佳選擇！

打破一般人對於行政工作不具發展性的刻板印象，信義房屋將行政人員視為團隊合作中不可或缺的關鍵核心，透過完善制度與實務歷練，為求職者打造一條能持續累積專業能力、拓展職涯可能性的成長路徑。目前熱門招募的「分店秘書」與「業務助理」兩大職務，正是行政人才能進一步發揮所長、提升競爭力的最佳選擇。以下分別介紹這兩類職務扮演的角色與主要優勢：

分店秘書：分店運作的關鍵樞紐

• 可接觸到不動產專業知識，為未來職涯奠定紮實基礎
• 分店日常作業外，還能參與社區行銷活動規劃，工作內容豐富多元
• 提供多元輪調機會，可橫向發展挑戰業務職、其他總公司幕僚職務
• 完善的工作代理人制度，可有效兼顧工作與家庭
• 定期舉辦總部培訓、秘書月會學習，新手也能快速上手

業務助理：後勤支援的最強助手

• 同樣可接觸不動產專業知識，職涯發展更具深度與彈性
• 除行政內勤支援外，能實際參與第一線外勤業務，累積寶貴的業務實戰經驗
• 多元輪調機會，為未來轉任業務職或總公司幕僚職務創造更多可能
• 一對一師徒制培訓，無經驗者可循序建立專業能力
• 業務同仁業績達標時，可同享海外旅遊福利

如果你正在尋找一份培訓資源完整，且能快速累積實務經驗與專業能力，並具備長期發展潛力的行政工作，信義房屋絕對是你邁出職涯第一步的首選！